GmbH gründen 2026: Kosten, Ablauf und Checkliste – die komplette Anleitung

Eine GmbH zu gründen wirkt aufwendig, ist aber mit der richtigen Reihenfolge in 10 bis 14 Tagen erledigt – egal in welcher Stadt. Voraussetzung: eine ladungsfähige Geschäftsadresse, die explizit für Handelsregister-Eintrag und Gewerbeanmeldung freigegeben ist, das nötige Stammkapital (mindestens 12.500 € für die GmbH-Gründung), und Klarheit über Geschäftszweck und Gesellschafter-Struktur. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den bundesweit weitgehend identischen Prozess – mit realistischen Zeit- und Kostenangaben für 2026 und einem konkreten Praxisbeispiel für Berlin.

Klären Sie zuerst den Firmennamen. Eine GmbH muss einen kennzeichnenden Bestandteil enthalten (Phantasie-Name, Personenname oder Sachbezeichnung) plus den Rechtsform-Zusatz „GmbH". Prüfen Sie die Verfügbarkeit kostenlos beim Handelsregister (handelsregister.de) und bei Ihrer örtlichen IHK – die IHK macht eine Vorab-Beurteilung, ob der Name eintragbar ist. Parallel reservieren Sie die Domain (.de oder .com), prüfen Marken-Konflikte beim DPMA und bestellen die Geschäftsadresse, falls Sie eine ladungsfähige mieten wollen. Bei uns geht das online in 5 Minuten; die Bestätigungs-Unterlagen kommen am gleichen Tag.

1. Schritt 01

   Notar-Termin vereinbaren

   Notar:in finden – in jeder größeren Stadt stehen viele zur Auswahl. Termin innerhalb 2–5 Tagen meist möglich.

2. Schritt 02

   Gesellschaftsvertrag entwerfen

   Standard- oder individuell. Mustervertrag spart 200–500 €, ist aber nur für simple Strukturen geeignet.

3. Schritt 03

   Beurkundung beim Notar

   Ca. 30–60 Min Termin. Vertrag wird unterzeichnet, Gesellschafter-Liste erstellt.

4. Schritt 04

   Anmeldung zum Handelsregister

   Notar übernimmt das automatisch – Sie unterzeichnen die HR-Anmeldung in beglaubigter Form.

Nach dem Notartermin – aber vor der Eintragung ins Handelsregister – eröffnen Sie ein Geschäftskonto auf den Namen der „GmbH in Gründung" (GmbH i.G.). Die Bank verlangt: beglaubigte Kopie des Gesellschaftsvertrags, Gesellschafter-Liste, Ausweise der Geschäftsführung, Bestätigung der Geschäftsadresse. Sobald das Konto eröffnet ist, zahlen die Gesellschafter:innen mindestens 12.500 € Stammkapital ein (bei einer Stammkapital-Größe von 25.000 €) und lassen sich die Einzahlung von der Bank schriftlich bestätigen. Diese Einzahlungsbestätigung reicht der Notar nach an das Handelsregister – erst dann erfolgt die Eintragung.

Sobald die Stammkapital-Einzahlung bestätigt ist, leitet der Notar die finale Anmeldung an das für Ihren Sitz zuständige Amtsgericht (Registergericht) weiter. Die Eintragung dauert in der Regel 3–7 Werktage – seit der Reform 2023 deutlich schneller als früher. Mit dem Eintragungsbeschluss erhalten Sie den Handelsregister-Auszug; ab diesem Moment ist die GmbH offiziell entstanden (vorher war sie nur die „GmbH in Gründung"). Sofort danach melden Sie das Gewerbe beim örtlichen Gewerbeamt an – in vielen Städten inzwischen online, mit der GmbH-Adresse, dem HR-Auszug und der präzisen Tätigkeitsbeschreibung. Die Gebühr liegt je nach Gemeinde meist zwischen 20 und 65 €, der Gewerbeschein kommt oft sofort als PDF.

Nach der Gewerbeanmeldung läuft die automatische Weiterleitung an Finanzamt, die zuständige IHK und die Berufsgenossenschaft. Vom Finanzamt erhalten Sie binnen 7–14 Tagen den steuerlichen Erfassungsbogen über ELSTER. Hier wählen Sie unter anderem, ob Sie zur Umsatzsteuer optieren (in der Regel ja bei einer GmbH), und beantragen Ihre USt-ID. Parallel richten Sie alle operativen Komponenten ein: Webseite mit Impressum (Pflicht), AGB, Datenschutzerklärung; Buchhaltung (lexware, Sevdesk, oder direkt eine Steuerberatung); Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben; und – Sie ahnen es – Visitenkarten und E-Mail-Signaturen mit Ihrer Geschäftsadresse.

Wer mit einer virtuellen Adresse gründet, hat zwei Anforderungen zu erfüllen: die Adresse muss vertraglich für „Handelsregister-Eintrag und Gewerbeanmeldung freigegeben" sein (steht in den AGB des Anbieters), und der Anbieter muss eine schriftliche Bestätigung über die Anmietung ausstellen, die Sie dem Notar vorlegen können. Diese Bestätigung kostet bei uns nichts extra – sie ist Teil unseres Standardpakets. Notar:innen akzeptieren unsere Adressen bundesweit problemlos; die Handelsregister tragen GmbHs und UGs an unseren Standorten Berlin und Hannover routinemäßig ein.

Der Ablauf ist bundesweit weitgehend gleich – die konkreten Anlaufstellen unterscheiden sich aber je Standort. Am Beispiel Berlin: Für die Handelsregister-Eintragung ist das Amtsgericht Charlottenburg zuständig, das die Registersachen für ganz Berlin führt. Die Gewerbeanmeldung läuft online über service.berlin.de und kostet 26 €; den Gewerbeschein erhalten Sie in der Regel sofort als PDF. Zuständig sind außerdem die IHK Berlin und – je nach Bezirk – das örtliche Finanzamt. Der Gewerbesteuer-Hebesatz liegt in Berlin bei 410 % (Stand Anfang 2026), was im Städtevergleich moderat ist. Wie Sie die Berliner Gewerbeanmeldung Schritt für Schritt erledigen, zeigt unsere separate Berlin-Anleitung im Detail.

Eine GmbH zu gründen ist 2026 keine Hexerei mehr. Die Digitalisierung der Handelsregister, schnellere Notar-Termine, Online-Banken mit 24-Stunden-Konteröffnung und ladungsfähige Geschäftsadressen ab 34,90 € machen den Prozess für die meisten Gründungen in zwei Wochen machbar. Wichtig ist die Reihenfolge: nicht erst gründen und dann Adresse suchen, sondern Adresse zuerst sichern – sie ist das Fundament für jeden weiteren Schritt. Wer das beachtet, hat in 14 Tagen alles in der Hand: Gesellschaftsvertrag, HR-Auszug, Steuernummer, Geschäftskonto, Gewerbeschein – und kann mit der eigentlichen Arbeit beginnen.